No ambiente corporativo tudo é muito dinâmico. Provavelmente você já ouviu isso, correto? E por mais clichê que seja esta frase, é a mais pura verdade. Na realidade eu seria até um pouco mais direto, e diria que é competitivo.
Situações ligadas ao seu negócio acontecem a todo momento, e os concorrentes estão ali de olho em você. E com esse contexto competitivo vamos arregaçar as mangas e ir aos planos de ação.
Quando falamos em planos de ação, nos referimos às iniciativas que serão planejadas e entregues, onde entendemos que irá atingir o objetivo da companhia, como:
• Criar/renovar um novo site para demonstrar os serviços e os produtos;
• Criar um e-commerce para aumentar a receita;
• Implementar um sistema de reembolso para diminuir o tempo de pagamento aos colaboradores que viajam muito;
• Participar de feiras e eventos para ampliar a visibilidade da marca.
Aqui os exemplos são inúmeros, e podemos afirmar que cada uma dessas iniciativas é considerada um projeto.
O PMBOK Guide, que é um guia com diretrizes de boas práticas para a
gestão de projetos, produzido pelo Project Management Institute (PMI), define o seguinte:
“Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A natureza temporária dos projetos indica que eles têm um início e um término definidos.”
Maravilha! Sabemos o que vamos fazer e que o projeto terá começo, meio e fim. Agora, cada pessoa do time puxa uma tarefa na qual tem mais expertise e começa a trabalhar? Poderia, mas não é a melhor alternativa 😊, pois existe um ator dentro desse cenário que é o gerente de projeto.
Ele é o responsável por orquestrar as etapas, os recursos, o cronograma e as partes interessadas, sejam elas internas, seja um cliente externo, reportando o andamento e os possíveis complicadores ou imprevistos que aparecerem pela frente.
Aqui tem spoiler, nos próximos posts vamos trazer de forma mais detalhada o que faz e quais habilidades um gerente de projeto tem para se dar bem nos desafios diários.
Nesse post estamos abordando um contexto tradicional de projeto, também conhecido como “waterfall”, pois o tipo de cronograma utilizado (gantt), tem esse formato cascata quando visualizamos as datas e as durações das atividades.
O início do plano irá depender muito da expertise que o gerente de projeto tem com o tema, e o nível de maturidade que a companhia tem em
gerenciar projetos, mas, após receber a demanda de um novo projeto, é interessante um briefing com os
stakeholders para alinhar as expectativas e os resultados esperados. Esse briefing está dentro de um dos cinco grandes tópicos que um gerente percorre até o final do projeto. De forma resumida, vamos listar o que é feito em cada uma das etapas:
• Iniciação: é realizado o briefing em que é entendido o que deve ser feito, os motivos para o projeto ser realizado, mapeamento dos stakeholders para compreender quem são os maiores interessados no projeto. Um tópico que geralmente passa desapercebido são riscos, mas, se houver a possibilidade de ter essa visão logo no começo do projeto, é um bom indicador para nortear a condução e evitar alguns caminhos.
• Planejamento: definir a equipe de trabalho, atrelar uma matriz de responsabilidade para deixar claro para a equipe quem fica responsável por cada tarefa, entender se irá precisar contratar pessoas ou parceiros. Outros pontos importantes para entender, tem uma data fixa de entrega? Quanto é o orçamento disponível? Validar cronograma com os envolvidos, plano de contenção para eventuais imprevistos.
• Execução: acompanhamento de cronograma ─ ao final dessas tarefas, reservar período para testes e validações.
• Monitoramento e controle: definir quais indicadores serão utilizados para medir a performance da evolução do projeto.
• Encerramento: apresentar as lições aprendidas com o projeto, documentar os aprendizados, pois eles serão importantes caso um projeto novo aconteça posteriormente. Apresentar os indicadores definidos lá no começo da jornada e validar a entrega com os principais stakeholders.
Esse panorama sobre gestão de projetos foi elaborado para apresentar os conceitos básicos e as etapas de planejamento até a conclusão. Espero que continue acompanhando a EXAME Academy, em breve teremos novidades.
